Электронный этикет: как писать письма

Электронный этикет: как писать письма

“Привет!
Я Оксана. Посмотрите мое резюме.
Спасибо. “

То, что ты только что прочитал – реальный отклик на вакансию. Если ты когда-нибудь писал что-то подобное – это плохо.

Мы собрали в этой статье общеизвестные, и вымученные горьким опытом, советы, чтобы твой первый лист работодателю точно обернулся джоб-оферте.

 

1) Тема

Обязательно заполняй тему. Во-первых, так ты проявляешь уважение, ведь помогаешь человеку сразу понять о чем пойдет речь. Во-вторых, письмо без темы скорее всего попадет в спам и все твои усилия будут напрасными.
Вписывая тему, выбери главную идею письма. Никогда не пиши: «хочу к вам на работу !!!» или «ваш идеальный кандидат». Лучше указать: «отклик на вакансию офис-менеджера» или что-то вроде.

Тема должна быть короткой – 2-3 слова. И никогда без нужды не добавляй слов «срочно» или «важно» – если это окажется ложью, на письма тебе точно никто не ответит.

2). Поздравление

Если тебе известно имя адресата, обязательно обратись к нему по имени.

“Здравствуйте, Ирина Володомиривно», или «Поздравляю, Виктор». В деловой переписке, считается, что если ты не ставишь обращения к кому-то конкретному, то обращаешься ко всей организации, а это может вызвать недоразумения.

Не пиши “Привет”, “Хэй”, “Будьте здоровы”, если не уверен, что в компании это приветствуется. И, пожалуйста, не пиши, по российскому аналогом «Доброго времени суток», «доброго времени суток». Любые вариации этого выражения – зло.

3) Структура.

От того, правильно ли будет составлен письма, зависит отреагирует получатель на твое сообщение.

Если ты когда-то слышал о принципе «перевернутой пирамиды» – самое время вспомнить его. Его используют журналисты при написании информационных статей, но он отлично подходит и для переписки. Смысл в том, что ты должен донести главную идею своего обращения в первых двух предложениях. Все, что идет после – уточнение и развертки. И не забывай длинные письма разбивать на абзацы. Большие тексты пугают.

Если твое письмо не до конца тебя устраивает – перепиши. То, что не нравится тебе, вряд ли понравится адресату.

Лайфхак: часто меняя форматирования текста (шрифт, кегль), ты рискуешь отправить человеку пустого листа, либо полного иероглифов. Поэтому в деловой переписке воздержись от оригинальных шрифтов и подчеркиваний. Лучше Arial, зато с ответом.

И помни, что любое письмо должно логически завершаться, поэтому позаботься, чтобы текст не обрывался на полуслове и оставлял ощущение …

4) Не лей воды!

Это могла оценить твоя учительница украинского. Но если это письмо на работу – не надо писать как сильно ты влюблен в искусство и поэтому хочешь работать продавцом-консультантом в магазине одежды. Говори по существу и формулируй свое обращение так, чтобы оно было понятно с первого же предложения.

Никаких PS Все, что можно сказать в письме – говори в письме.

Лайфхак: заполняй поле «Кому» в последнюю очередь. Так меньше шансов, что ты случайно отправишь незавершенного письма.

5) Важные привычки.

В первых письмах обязательно указывай полностью свое имя и фамилию, без сокращений. А лучше создай шаблон с номером телефона, ссылкой на соцсети, должности и профилем в LinkedIn. Так с тобой будет легче связаться в случае недоразумений.
Если для тебя очень важно получить ответ в определенный день – обязательно укажи это. Люди могут не соответствовать недели.
Заведи привычку отписывать на все письма в кратчайшие сроки. Если чувствуешь, что тебе нужно время подготовиться – предупреди об этом. Например, напиши, что во исполнение тестового задания тебе понадобится 2 дня.

6) Вложения.

Если прикрепляют файл (скажем, резюме) – обязательно укажи это в письме. Часто человек может недолистывать твое обращение до конца, или банально не увидит вложения. И так же выясни может твой получатель принять почте большие файлы (портфолио, видео). Возможно, для него будет удобнее сделать это через файлообменник.

7) Будь вежливым.

Этим утверждением мы не открыли тебе Америку, но очень часто о вежливости забывают уже в третьем письме. Обращение по имени, вводные слова, просьбы, а не указания повышают твои шансы получить ответ.
Всегда стал себя на место получателя – приятно тебе было бы получить такое письмо? Что бы ты ответил?

Никогда не пиши капс! Адресату казаться, что ты кричишь. Чтобы выделить важное сообщение лучше пиши с новой строки, добавляя пробелы с обеих сторон.

8). Избегай неоднозначных шуток.

Во время переписки твой собеседник не видит выражения твоего лица, жестов и позы и не слышит тона и интонации голоса. Поэтому добавляй шуток, которые можно не так истолковать. То, что тебе покажется смешным, другому может обидеть.
Не злоупотребляйте эмоциональными расцветками. Никаких «…», «!!!», или тысячи смайлов. В деловой переписке лучше вообще избегать емоджы и рожиц. Только если это менее формальное письмо, простое графическое изображение улыбки “:)” поможет снизить напряжение.

9). Перечитывай!

Серьезно, лучше 15 раз проверить текст на ошибки и только тогда давить «Отправить». Мелкие, незначительные огрехи или пропущенные буквы демонстрируют твою внимательность и уважение к собеседнику, а точнее их отсутствие. Кто захочет брать на работу менеджера, который поленился перечитать письма и импульсивно настрочил 3 абзацы?

10). Прощание.

В деловой переписке принято желать получателю «хорошего дня» или просто оставлять «с уважением, Борис». Это тоже хороший вариант, если ты не целью запомниться, а выполняешь формальность.

Пожелания и твое имя – последнее, что прочитает твой потенциальный работодатель в письме, поэтому не будет лишним сделать это оригинально.

Например, пожелать хорошего настроения, продуктивного рабочей недели, теплых выходных, приятного вечера или веселых праздников. Таких вариантов можно придумать множество, в зависимости от сферы, в которой хочешь работать.

Как мелочь, но оставляет приятное послевкусие.

11) Последнее правило.

Если ты хочешь, чтобы тебя воспринимали серьезно – никогда не отправляй письма из мыла, вроде ” milayakoshechka @ rambler.ru”. Лучше заведи отдельную почту для деловых переписок, а в ее названии не вписывай ничего, кроме собственного имени и фамилии. Желательно писать его полностью, или сократить имя в инициалов. Поверь, такое предостережение однажды тебя спасет.

Надеемся, теперь ты всегда будешь получать ответы от работодателей и только положительные. Удачи!

Поделиться:
Читайте еще:  Важные элементы сайта ресторана: приятного аппетита вашим гостям!