О том, как государственные органы в образовательной области переходят на электронный документооборот нам рассказал Ярема Бачинский, директор Проекта USAID «Альянс содействие прозрачному управлению образованием в Украине (UTEMA)».
Ярема Бачинский
Кто вводит электронный документооборот в МОН
Альянс содействие прозрачному управлению образованием в Украине (UTEMA) – это проект международной технической помощи, финансируемой Агентством США по международному развитию (USAID) и администрируется Американскими Советами по международному образованию ACTR/ACCELS. Начиная с мая 2016 года, в рамках Проекта USAID «Альянс содействие прозрачному управлению образованием в Украине – UTEMА», внедряется электронный документооборот в Министерстве образования и науки. Проектом предусмотрен поэтапный переход к системе электронного управления и документооборота –сначала в рамках Министерства, а впоследствии – в других учреждениях образовательной сферы.
Нововведения требуют определенных институциональных изменений в работе МОН, и в подтверждение готовности и интереса к внедрению таких изменений Министерство уже подписало меморандум с Американскими Советами по международному образованию. Документ предусматривает поэтапное внедрение в Министерстве модернизированной системы электронного документооборота (СЭД), а соответствующим приказом утверждены технические требования к такой системе. Проект предусматривает также разработку электронной системы финансовой отчетности для высших учебных заведений. Такую систему будет создано и апробировано на базе пилотной когорты вузов, с возможностью распространения практики электронной финансовой отчетности все учреждения высшего образования в Украине.
Стоит отметить, что техническим партнером проекта выступает «Microsoft Украина», которая всячески способствует реализации образовательных инициатив. За основу СЭД взято систему электронного документооборота Администрации Президента Украины (СЭД АПУ), которое бесплатно передадут и адаптируют под нужды МОН. СЭД АПУ позволяет параллельно работать над одним документом и избегать его дублирования, что существенно повышает оперативность выполнения.В любой момент госслужащий может найти документ по номеру, темой или контекстом, определить ответственного за его обработку и увидеть статистику задержки каждым из сотрудников. Такой контроль исполнения документа на всех этапах его «жизни»делает подготовку документов более прогнозируемой и управляемой.
Инновации проекта UTEMА
Главная инновация, о которой уже упоминалось, – внедрение системы электронного документооборота, когда создание документов и их обработка происходит в электронном виде, почти без бумаг, когда входная и выходная корреспонденция хранится в единой системе, а документ подписывается персональной электронной цифровой подписью. На практике это означает, что основным рабочим инструментом служащего является его рабочий компьютер, а физическое перемещение кипы документов «на подпись» сведено к минимуму. Электронный документооборот призван улучшить качество управления в сфере образования и сделать государственную службу более эффективной, прозрачной, современной и интересной.
Все рабочие процессы в СЭД можно гибко настроить, что позволяет учитывать особенности осуществления каких-либо функций. Система предоставляет доступ к развитой аналитики и отчетности, которые позволяют анализировать бизнес-процессы и принимать эффективные управленческие решения. До внедрения СЭД сотрудники МОН сохраняли рабочие документы на внешних носителях и работали с бумажными документами. Отдельно отметим, что при создании новой е-системы будут учтены все требования законодательства о защите информации и персональных данных.
Инсталляция «Бюрократ и Я», что выражает суть двух разных миров — бумажного и электронного
О новый уровень прозрачности
Проект нацелен максимально оптимизировать все деловые и управленческие процессы в Министерстве, что так или иначе подлежат документированию, для того, чтобы эти процессы стали стандартными и прозрачными. Каждый шаг документального проработки любого вопроса служащими МОН будет полноценно и описательно зафиксировано в базе СЭД: всегда можно проследить где, кем, когда, как и – до некоторой степени, почему – утверждено конкретное управленческое решение или ответ на документальный запрос. Новая системная прозрачность сузит поле для возможных злоупотреблений служащими, осложнит проведение не регламентированных или незаконных решений и, главное, заставит весь коллектив МОН слаженно работать по единым, понятным и, извините, объективным каноном.
Пользу проекта UТЕMA для рядовых граждан
Внедрение электронных решений повысит эффективность работы МОН за счет автоматизации основных процессов делопроизводства, а это будет означать переход на новый уровень взаимоотношений с гражданами и оказания более качественных образовательных услуг. Все три цели проекта — создание институциональной основы, разработка и внедрение системы электронного документооборота и информационного обеспечения, а также разработка и испытание электронной системы финансовой отчетности вузов в МОН принесет ощутимую пользу как госучреждениям, так и людям, которые имеют с ними дело.
Министерство получит четкую нормативно-правовую базу для поддержки систем электронного управления в ежедневной работе. С другой стороны, обученные работники центрального аппарата и других учреждений МОН, что действительно пользуются системой и которые являются ответственными за работу с внутренними и внешними документами, будут способствовать увеличению производительности работы МОН. Тысячи обращений от граждан (что означало создание тысяч бумажных документов) теперь смогут обрабатываться электронно и гораздо быстрее.
Важная группа косвенных бенефициаров — это украинские ВУЗЫ и другие учебные заведения, а также органы управления образованием на региональном и местном уровнях, которые обмениваются данными или сотрудничают в определенных вопросах с МОН. Качество взаимодействия МОН с местными и региональными органами повысится за счет эффективной и прозрачной системы обработки электронных документов. Преимущества от реализации целей UТЕMA ощутит на себе множество сообществ как из состава правительства, так и с неправительственным сектором. В целом, повышение эффективности госучреждений в сфере образования приведет к повышению стандартов обслуживания широкой общественности — преподавателей, студентов и их родителей.
Непростой путь реформ в госсекторе
Реализация реформ в госорганах — это всегда сложный и долговременный процесс, который требует сотрудничества всех сторон. Но технический прогресс не стоит на месте и технологии сейчас играют важную роль не только в бизнесе, но и в процессе управления страной. Много обществ «оцифровываются», функционируют по принципам электронного управления, что значит использование технологий для реализации поставленных целей в государственной сфере. Украина не может и нам не выгодно существовать вне этими процессами — переход к информационному обществу начался из утверждения соответствующих законодательных постановлений еще в 2007 году, но только в последние годы он набирает обороты. Министерство образования, в свою очередь, признает важность таких процессов и всячески способствует интеграции новых решений. С другой стороны, использование новых е-систем для работы с документами требует от госслужащих новых навыков, и именно поэтому в ближайшее время будут проводиться тренинги для всех пользователей — от министра до бухгалтера. Сформируются новые стандарты работы госслужащих, которые получат необходимые навыки для быстрого реагирования на вызовы в современных рабочих условиях.
Другим препятствием на пути внедрения СЭД было отсутствие ресурсов и необходимой инфраструктуры. Именно поэтому в рамках проекта обновляется техническое и программное обеспечение Министерства, что станет основой для надлежащего функционирования е-систем. Первоочередная задача Альянса UTEMA, чтобы Министерство служило примером успешного воплощения принципов электронного управления, опыт которого мог бы распространяться на региональные отделения и запозичуватися другими правительственными учреждениями.
Представители проекта UTEMA на западе «Тренинг по внедрению автоматизированных систем в ВУЗЕ», который организовала «Microsoft Украина» совместно с Администрацией Президента
Об участии каждого
Не следует забывать, что государство — это большая бюрократическая машина — была создана, в первую очередь для того, чтобы обслуживать интересы людей, а не наоборот. Поэтому каждый сознательный гражданин должен быть заинтересован в том, чтобы к нему относились как к человеку, пусть это будет в больнице, то ли в паспортном столе, или в университете. Каждый гражданин заслуживает и должен требовать достойного отношения и качественных услуг со стороны государства, а сегодня технологии способствуют этому, облегчая взаимодействие между государством и населением.
Каждый гражданин может внести свой вклад в реализацию проекта и развитие е-управления в образовании. Поддержка проекта со стороны общества будет способствовать переходу госорганов к работе с современными технологическими решениями. Наш проект будет освещать актуальные новости и тренды в е-врядуванні на странице в Facebook, а также на нашем сайте, и мы поощряем каждого подписаться и следить за обновлениями.
